نرم‌افزارهای مدیریت کار چگونه می‌توانند به شما و بهبود عملکرد کاری شرکت شما کمک کنند ؟ (قسمت 5)

نوشته های مشابه

زبان مشترک؛ حلقه مفقوده ارتباط صنایع و استارتاپ ها

دسامبر 27, 2020

مدیریت به سبک استیو جابز، موفقیت سازمانی به سبک اپل

نوامبر 26, 2020

مصاحبه با جان تو، مدیرعامل شرکت کینگستون

نوامبر 19, 2020

دور کاری و چالش‌های مدیریت پروژه

در بسیاری از مواقع، مانند پاندمی اخیر Covid-19 شرایط به گونه‌ای پیش می‌رود که نیروها باید بدون حضور در یک دفتر کار و از راه دور با یکدیگر کار کنند. این شرایط کار را برای مدیران پروژه کمی سخت‌تر می‌کند و چالش‌هایی را با خود به همراه دارد. در این مقاله سعی می‌کنیم برخی از این چالش‌ها و اشتباهات رایجی که بر اثر آن‌ها پیش می‌آید را بررسی نماییم.

یکی از سوالاتی که در مورد دورکاری در ذهن شکل می‌گیرد این است که آیا متدولوژی مدیریت پروژه در زمان دور کاری تغییر می‌کند یا خیر؟ و یا این که به طور کلی کدام روش مدیریت پروژه برای دور کاری مناسب است؟

بگذارید ابتدا کمی در مورد سوال دوم صحبت کنیم. تا کنون در مورد متدولوژی Agile و روش‌های Scrum و Kanban توضیحاتی داده‌ایم و باید بگوییم که هر دو روش و یا تلفیقی از هر دو روش را می‌توان برای دورکاری استفاده کرد. آن‌چه شرایط دور کاری را متمایز می‌کند غیرمتمرکز شدن تیم و چالش‌های آن است که بسته به شرایط دورکاری برای هر یک از اعضای تیم می‌تواند پیامدهای متفاوتی داشته باشد و به این خاطر است که مدیریت کارها در این شرایط با ملاحظات خاص خود همراه است. در این مقاله به برخی از چالش‌های دورکاری و نحوه برخورد با آن‌ها می‌پردازیم.

 

کاهش ارتباط اعضای تیم:

ارتباطات رو در رو از نوع قوی در نظر گرفته می‌شوند زیرا شما می‌توانید بیشترین میزان اطلاعات را در یک بازه زمانی مشخص انتقال و دریافت کنید. این به لطف همه نشانه‌های غیرکلامی و اطلاعات تکمیلی که این نشانه ها در مکالمه منتقل می‌کنند امکان پذیر است. ارتباط قوی منجر به انجام کارهای بیشتر می‌شود. به عنوان مثال، یک مطالعه نشان داد که یک درخواست حضوری 34 برابر بیشتر از ایمیل موفق است.

برای جبران این مساله، جلسات ویدئویی به گزینه استانداردی برای ارتباطات تجاری تبدیل شده‌اند. گرچه ممکن است برخی اعضای تیم از روشن کردن دوربین خود خجالت بکشند، اما نمی‌توان مزایای این روش ارتباطی قوی را نادیده گرفت. رهبران تیم‌ها باید همواره در جلسات آنلاین، دوربین خودشان را روشن کنند و دیگران را نیز به این کار تشویق نمایند.

برای تیم های دورکاری که در مناطق زمانی مختلف کار می‌کنند، پیام های ویدئویی ضبط شده نیز ابزاری قدرتمند است.

 

جلسات غیرضروری:

اشتباه رایجی که رهبران هنگام تلاش برای افزایش ارتباطات رو در رو بین اعضای تیم از راه دور مرتکب می شوند، جبران بیش از حد ارتباطات با تعیین جلسات بیشتر است. در حقیقت، یک مطالعه از آزمایشگاه Owl نشان داد که کارمندان از راه دور در مجموع در هفته بیشتر در جلسات شرکت می کنند، 14 درصد از کارگران از راه دور وقت خود را به بیش از 10 جلسه در هفته اختصاص می‌دهند.

در حالی که جلسات می‌تواند تیمی را برای اشتراک دانش و تصمیم گیری دور هم جمع کند، اما اگر تنها هدف یک جلسه، وقت گذراندن باشد، داشتن آن ارزش ندارد. جلسات غیرضروری ناامیدکننده و پرهزینه است. زمان کارمند با ارزش‌ترین منبع یک سازمان است، با این حال 71٪ از مدیران ارشد گزارش می‌دهند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند. جالب است بدانید که  جلسات غیرضروری سالانه حدود 37 میلیارد دلار برای شرکت‌ها ضرر دارد.

برای جلوگیری از موج جلسات کاری غیرضروری از راه دور، سعی کنید این جمله را آویزه گوش خود کنید: “برگزاری جلسه بدون دستور کار ممنوع“ و همیشه قبل از برگزاری جلسه از خودتان بپرسید “آیا این جلسه می تواند تنها یک ایمیل باشد؟“

مدیران تیم‌ها هم می توانند تعداد ساعات جلسه داخلی اختصاص داده شده در هفته را محدود کنند، که این باعث می‌شود که زمان جلسه ارزشمندتر باشد و ارزش صرفه جویی را داشته باشد. شرکت کنندگان احتمالاً با اشتیاق، هوشیاری و انگیزه بیشتری برای استفاده هوشمندانه از وقت گرانبهای خود استفاده می‌کنند.

از طرفی، به یاد داشته باشید که جلسات منظم و برنامه ریزی شده اغلب منجر به منتظر ماندن اعضای تیم از راه دور برای جلسه بعدی برای ایجاد یک مشکل یا سوال می‌شود. بر خلاف یک محیط معمول اداری، جایی که کسی ممکن است از یک همکار در میز کار بعدی بخواهد در مورد ایده ها و مشاهدات اطلاعاتی ارائه دهد، تأخیرهای بین جلسات می‌تواند روند کارها را پایین بیاورد و باعث کارآیی کمتر شود.

جلسات برنامه ریزی نشده غیر ضروری را رها کنید و اعضای گروه را به انجام مکالمات موقت، تماس‌های ویدیویی یا چت های سریع تشویق کنید تا در زمان بروز مشکلات، با مکالمه داخلی مشکل را حل کنند. روشن کنید که در طول ساعات کار ، اعضای تیم آزاد هستند تا برای مکالمه در زمان واقعی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

 

از دست دادن پتانسیل اشتراک گزاری دانش بین اعضای تیم

در نهایت، کار از راه دور اشتراک اطلاعات غیررسمی و خطوط ارتباطی باز ایجاد شده توسط فضاهای مشترک فیزیکی را تهدید می‌کند. اغلب اوقات، به اشتراک گذاشتن تجربیات در آشپزخانه در هنگام ناهار یا مکالمه های شنیدنی با مشتریان، رویکرد احتمالی جدیدی را نشان می‌دهد یا ایده‌هایی را برمی‌انگیزد. با کار از راه دور، این فرصت ها از بین می‌روند.

به اشتراک گذاشتن اطلاعات غیررسمی  به این شکل کمی خارج از روال سیستماتیک است، اما به وجود آوردن آن در دورکاری، غیرممکن نیست. این تفکر که مکالمات غیررسمی، غیرضروری هستند یا با اهداف سازمان ارتباط ندارند را کنار بگذارید. هر فکر و تعاملی ممکن است چیزی را تضمین نکند ، اما اعضای تیم را به تبادل دانش و اطلاعات مفید وامیدارد.

تیم ها همچنین می توانند از اجتماعات و چت های مجازی بدون ساختار و برنامه رسمی گفتگو بهره‌مند شوند. جایی که اعضای تیم می توانند همانطور که در دفتر کار می‌کنند در مکالمه غیر مرتبط با کار شرکت داشته باشند. این مکالمات بدون ساختار می تواند تجربیات و ایده هایی را نشان دهد که در فضای جلسات منظم و ساختار یافته کاری بیان نشده بودند و به این شکل اعضای تیم را در سطح شخصی متصل نگه می دارند.

در زمان دورکاری استفاده درست از سیستم‌های مدیریت کار و مدیریت پروژه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. مدیریت درست تسک‌ها، استفاده صحیح از امکانات آنها، مثل سیستم چت داخلی (که در پلتفرم مانامنت هم وجود دارد)، می‌تواند کمک شایانی به جلوگیری از شکل‌گیری جلسات غیرضروری کرده و زمان بیشتری برای تعاملات بین‌گروهی ایجاد کند. در نهایت مدیران تیم‌ها می‌بایست با پایش مرتب کارها در سیستم مدیریت کار سعی در به وجود آوردن توازن بین جلسات برنامه‌ریزی شده و برنامه ریزی نشده نمایند.