نرم‌افزارهای مدیریت کار چگونه می‌توانند به شما و بهبود عملکرد کاری شرکت شما کمک کنند ؟ (قسمت 1)

احتمالا بارها اسم نرم‌افزارهای مدیریت کار به گوشتان خورده و شاید خیلی وقت‌ها به این فکر کرده اید که آیا این نرم‌افزارها واقعا تاثیری در بهبود عملکرد کاری دارند یا نه فقط یک اسم را به یدک میکشند که کاربرد چندانی ندارد!
اما بگذارید ببینیم که نیاز برای نرم‌افزارهای مدیریت کار به عنوان یک ابزار مستقل از کجا آمده است؟
بسیاری از اوقات، افراد به دنبال نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (Project Management) میگردند تا پروژه‌های خود را به صورت کارآمد مدیریت کنند. مساله این است که بسیاری از این افراد فعالیت‌های دیگری هم علاوه بر یک یا دو پروژه دارند که نه در قالب پروژه خاص بلکه در کار روزمره درگیر آن‌ها هستند. در واقع مدیران یک سیستم چیزی بیشتر از تنها یک سیستم مدیریت پروژه احتیاج دارند. آن ها به برنامه‌ای نیاز دارند که از طریق آن بتوانند همه کارها اعم از آن‌هایی که خارج از چهارچوب یک پروژه هستند را به صورت سازمان‌یافته‌ای برنامه ریزی و مدیریت کنند و به صورت مستمر بر روند انجام کارها نظارت داشته باشند. به همین خاطر به برنامه هایی نیاز است که مدیر را تنها در چهارچوب یک پروژه محدود نکند بلکه امکان برنامه‌ریزی تمام کارها، که پروژه یا پروژه های یک شرکت یا مجموعه بخشی از آن‌ها هستند، را فراهم آورد.
سیستم‌های مدیریت کار (work management) مانند مانامنت هم به همین منظور طراحی شده‌اند.

برخی از ویژگی‌های برنامه‌های مدیریت کار:

همانطور که گفتیم برنامه‌های مدیریت کار همه امکاناتی که یک مدیر برای اجرا و نظارت یک کار از ابتدا تا انتها لازم دارد را در اختیار وی قرار میدهند. در واقع تیم مدیریتی، با استفاده درست از این برنامه‌ها می‌تواند علاوه بر مدیریت پروژه‌ها و نیرو‌ها یک دید نظارتی کامل بر وضعیت هزینه‌ها، زمان‌ها و منابع موجود داشته باشد. برخی از امکانات برنامه‌های مدیریت کار عبارتند از:

مدیریت تسک (وظیفه) پیشرفته:

امکان ایجاد و تخصیص تسک به افراد مختلف با قابلیت تعیین میزان اهمیت و اولویت و نظارت بر میزان کارکرد و عملکرد جهت اطمینان از این که کارها با توجه به میزان بودجه و زمان لازم در مسیر درستی قرار گرفته اند یا خیر.

ارتباطات متمرکز:

تیم ها از طریق بردها و کامنت ها و یا یک سیستم چت داخلی، با یکدیگر تعامل دارند و با استفاده از یک سیستم نوتیفیکیشن به محض تغییر در یکی از وظایف مربوطه از آن مطلع می‌شوند.

مدیریت زمان:

زمان‌های کاری در این سیستم‌ها ثبت می‌شوند. مدیران میتوانند برنامه های زمانی خود را با توجه به بردهای ایجاد شده تعیین کنند و از گلوگاه‌های سیستم با خبر شوند تا در زمان لازم برای مدیریت منابع تصمیم‌گیری کنند.

مدیریت منابع:

مدیران با توجه به دید کلی که از سیستم دارند می‌توانند برای کارمندان به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنند که وظایف به صورت صحیح بین همه افراد تفسیم شود تا در بهترین زمان ممکن و کمترین میزان تداخل، کارها انجام شوند.

بردهای کن‌بن:

با استفاده از این بردها می‌توان جریان‌های کاری مختلف (به صورت ترتیبی و پشت سرهم) تعریف کرد، به عنوان مثال کارهای یک پروژه را میتوان در یک فرآیند چهار مرحله‌ای با عناوین در‘صف انجام’، ‘در حال انجام’، ‘در حال بازبینی’ و ‘انجام شده’ نظارت کرد بدین صورت که هر تسک ابتدا در صف انجام قرار میگیرد و با حرکت در این روال و رسیدن به مرحله انجام شده میتوان بر میزان زمان و منابع برده شده توسط هر تسک نظارت دقیق داشت.

تولید گزارش:

برنامه‌های مدیریت کار امکان تولید انواع گزارش‌ها بر اساس زمان، هزینه، میزان کارکرد نیروها و … را در اختیار مدیران سیستم قرار میدهند تا آن‌ها بتوانند بر اساس آن‌ها برنامه‌ریزی کنند.

به طور کلی برنامه های مدیریت کار یک سیستم کامل و جامع را در اختیار شما قرار می‌دهند در حالیکه برنامه‌های مدیریت پروژه صرفا برای مدیریت پروژه بدون در نظر گرفتن ساختار سیستماتیک عمل می‌کنند و معمولا تنها بر اساس یک فریمورک خاص و قوانین آن کار میکنند و انعطاف چندانی ندارند. شاید بتوان گفت که امروزه برنامه‌های مدیریب پروژه بخشی از برنامه‌های مدیریت کار هستند و در یک سیستم مدیریت کار کامل و جامع، نیازی به ابزارهای مجزا برای ثبت و رهگیری زمان یا بررسی میزان عملکرد تک تک افراد نیست چرا که همه این امکانات به صورت جامع در برنامه‌های مدیریت کار وجود دارند.

اما برنامه‌های مدیریت کار به چه کسانی کمک می‌کنند؟

با توجه به این که امروزه مدیریت منابع و نیروی انسانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، برنامه‌‌های مدیریت کار می‌توانند به میزان قابل توجهی به تمام کارهایی که به صورت گروهی صورت می‌پذیرند کمک کند. تمامی ادارات و سازمان‌های دولتی و خصوصی، رستوران‌ها، هتل‌ها، آژانس‌های مسافرتی و … همه و همه می‌توانند با بکارگیری یک برنامه مدیریتی به میزان محسوسی عملکرد کاری خود را افزایش دهند.

مانامنت چیست؟

امروزه برنامه های مدیریت کاری زیادی در دنیا مورد استفاده قرار میگیرند و بسیاری از آن‌ها بر پایه سیستم‌های مدیریت پروژه بنا شده‌اند. شاید یکی از معروف‌ترین آن‌ها Trello باشد که در طول زمان و با اضافه شدن امکانات و پلاگین‌های مختلف در حال تبدیل به یک برنامه مدیریت کاری بزرگ است اما برنامه‌های مدیریت پروژه غیر بومی علاوه بر خارج از دسترس بودن و امکان تحریم، همواره مشکلاتی با خود به همراه داشته‌اند. به عنوان مثال در ایران، همه با تقویم شمسی کار میکنند در صورتیکه تقریبا در هیچکدام از برنامه‌های غیر بومی تقویم شمسی وجود ندارد و با توجه به این‌که زمان مهم‌ترین پارامتر برنامه‌ریزی هست این مساله از اهمیت ویژه ای برخوردار است. مسائل دیگر مانند تفاوت در ساختار سازمانی و به تبع آن فرآیندهای کاری و هم‌چنین زبان کاری، باعث می‌شوند برنامه‌های غیر بومی به اندازه ای که باید مفید نباشند.

مانامنت علاوه بر بومی‌سازی برنامه‌های مدیریت کار با درنظر گرفتن تمام امکانات لازم در برنامه‌های مشابه خارجی، امکانات کاربردی دیگری هم به سیستم خود اضافه کرده تا مدیران یک مجموعه را به طور کامل بی‌نیاز کند. در واقع مانامنت یک برنامه مدیریت کار است که در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری ترکیب شده و تمام نیازهای لازم برای مدیریت فرآیند کسب و کار را هم تحت پوشش قرار می‌دهد.
با ثبت نام در مانامنت می‌توان یک شرکت با یک چارت سازمانی کامل تعریف کرد. تمامی افراد تعریف شده در این چارت سازمانی صاحب یک کارتابل هستند که در آن فرآیندهای مربوط به واگذاری و ارجاع تسک‌ها بر اساس جریان‌های کاری تعریف شده وجود دارد، نکته بسیار جالب در این سیستم این است که تمامی این ارجاعات را می‌توان به سیستم Kanban متصل نمود. استفاده از مانامنت بسیار آسان است و حتی امکان مهاجرت از دیگر سیستم‌ها مانند ترلو نیز به آن دیده شده.

در پست‌های آتی به معرفی امکانات و نحوه استفاده از آن‌ها در مانامنت خواهیم پرداخت و سناریوهای مدیریتی مختلفی را بررسی خواهیم کرد.

درباره‌ی گلسا ماهیان

حتما ببینید

مرد محبوب صنعت گیم

همواره در صنایع گوناگون، افرادی وجود دارند که بهترین­‌ها و با کیفیت ترین­‌ها را ارائه …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *