نرم‌افزارهای مدیریت کار چگونه می‌توانند به شما و بهبود عملکرد کاری شرکت شما کمک کنند ؟ (قسمت 3)

اصولی در رابطه با متد Kanban و مستقر‌سازی آن در سیستم کاری

در نوشته‌های قبل با سیستم‌های مدیریت کار و پروژه آشنا شدیم و در مورد روش Kanban صحبت کردیم و دیدیم که با استفاده از سیستم مدیریت کار مانامنت می‌توان به راحتی این روش موثر را اجرا کرد. در این مقاله سعی داریم کمی بیشتر در مورد روش Kanban و اصول آن صحبت کنیم تا بتوانید به بهترین شکل ممکن برای مدیریت پروژه های خود برنامه‌ریزی نمایید.

اولین سوالی که ممکن است در مواجهه با یک روش جدید از خود بپرسیم این است که این روش چرا کار میکند؟

حقیقت این است که گاهی یک عکس به اندازه هزاران کلمه حرف می‌زند. در واقع مغز انسان اطلاعت بصری را سریعتر از متن پردازش می‌کند. در واقع اطلاعات بصری بیش از ۹۰٪ اطلاعاتی که به مغز ما وارد می‌شوند را شامل می‌شود بنابراین ناروا نیست که بگوییم مغز ما برای تحلیل اطلاعات بصری بهینه شده است. Kanban ابزار مدیریت پروژه ای است که از قدرت اطلاعات بصری استفاده میکند. استفاده از sticky note ها در روش سنتی (کارت‌ها در محیط‌هایی مثل مانامنت) و جابجایی آن‌ها با توجه به مرحله کاری‌ای که در آن قرار دارند تحلیل بصری بسیار مناسبی را برای مغز انسان به همراه دارد.

این تجسم به شما کمک می کند تا نحوه انحام کار را واقعاً “ببینید” و جریان آن را بهتر درک کنید. همچنین به اعضای تیم کمک می کند تا به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. سرانجام، این سیستمی است که باعث پیشرفت و تکامل مداوم می شود. حال بگذارید در مورد ۴ اصل مهم این روش صحبت کنیم:

تجسم کار: همانطور که گفته شد ، قدرت Kanban ناشی از بر مبنای تحلیل بصری بودن است. نشانه های تصویری Kanban به اعضای تیم کمک می کند تا در مورد همه جنبه های یک پروژه، سریع و کارآمد ارتباط برقرار کنند.

محدودیت های کار در حال انجام(WIP): در حالی که چند وظیفه ای بودن (multi-tasking) جایگاه خود را دارد ، اما مشخصا گاهی اوقات می تواند سرعت تولید را کاهش دهد. هنگامی که کارهای زیادی به طور هم زمان در حال انجام هستند، به نظر نمی رسد که چیزی به خط پایان برسد. محدودیت های کار، یعنی همان محدودیت های WIP ، به حفظ جریان کار کمک می کنند تا در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام شود.

حفظ جریان: در حالت ایده آل ، کار باید از ”برای انجام” به ”در حال انجام” و سپس به ”انجام شده” به صورت یکنواخت و کارآمد جریان یابد. نظارت مداوم بر این جریان برای جلوگیری و رفع شرایط گلوگاه که در واقع محل ایجاد یک مشکل است ، همان چیزی است که جریان مناسب را حفظ می کند. ماهیت بصری Kanban به شما کمک می کند تا گلوگاه‌های روند کاری و دلایل مربوط به آن‌ها را پیدا کنید و آن‌ها را حل نمایید.

بهبود مستمر: استفاده از Kanban، یک پیامد جانبی طبیعی و خوشایند دارد – بهبود مستمر. هرچه یک تیم بیشتر از Kanban برای ساده سازی کارهای خود استفاده کند، بیشتر در رسیدن به مهلت ها و اهداف پروژه پیشرفت می کنند. كلیبه طور کلی هدف Kanban این است که میزان کارآیی و بهره‌وری تیمی به مرحله جدید وارد شود و روز به روز بهبود یابد.

معمولا ورود به هر سیستم جدیدی با چالش‌های زیادی همراه است و با مقاومت همراه می‌شود اما معرفی Kanban به سبک و روش مدیریت پروژه موجود، فرایندی آسان و یکپارچه است. Kanban در سیستم اختلال ایحاد نمیکند. در عوض ، آنچه در حال حاضر وجود دارد را می گیرد و به تدریج و با گذشت زمان بهبود می بخشد تا کارآمدترین و موثرترین رویکرد را برای هر فرآیند یا پروژه فراهم آورد. این در واقع یک تکامل است ، نه انقلاب.

 

جریان کار فعلی را تجسم و نقشه برداری کنید

این مرحله برای موفقیت حیاتی است ، پس در آن کوتاهی نکنید. اگر نمایش بصری دقیقی از جریان کار فعلی خود ندارید ، نمی توانید بدانید که چه چیزی را چگونه بهبود ببخشید. بنابراین ، صادق باشید و در این مرحله از کار سعی نکنید روند خود را دوباره طراحی کنید.شما باید سعی کنید نقشه بصری فرآیندهای خود را به صورت کامل آماده سازید، سپس باید تصمیم بگیرید که چه چیزهایی را می توانید بهبود ببخشید. در آغاز، این روند به شکل آزمون و خطا خواهد بود تا زمانی که شما و تیمتان نقطه مورد نظر خود را پیدا کند.

 

 جریان کار را به صورت پیوسته بررسی کنید

زمانی که برد خود را ساختید و به یک طبقه‌بندی مناسب رسیدید باید به روند پیشرفت کار نظارت داشته باشید. در یک حالت ایده‌‌آل کارها باید به صورت مساوی و ایده‌آل از “برای انجام” به “انجام شده” برسند.

متأسفانه در دنیای واقعی هرگز همه چیز مطابق با ایده آل نیست و برای یافتن یک خط مبنای گردش کار مطلوب، آزمایشات زیادی لازم است. شما باید همواره به نحوه پیشرفت برد نظارت داشته باشید و از خود بپرسید جریان کار چگونه است؟ گلوگاه‌‌ّ‌ها و جاهایی که به اصطلاح کار گیر کرده را پیدا کنید و سعی به حل آن‌ها نمایید تا روند انجام کارها به توازن ایده‌آل برسد.

یک راه عالی برای شروع ارزیابی کار ، جلسات معمول به صورت روزانه و هفتگی است. جلسات روزانه باید نگرانی ها و دستاوردهای فوری را برطرف کند. این کار به تیم شما این امکان را می دهد تا جریان را در زمان واقعی تغییر داده و بهره وری را بهینه نماید.

جلسات هفتگی باید با نگاهی به گذشته همراه باشد، نگاهی به هفته گذشته و چگونگی عملکرد جریان ، یا عدم عملکرد و دلایل احتمالی آن. این نوع جلسات به شکل‌دهی بهتر هفته پیش رو کمک می کند و در حالت ایده آل ، جریان کار بهینه تری نسبت به دوره های قبلی ایجاد می کند. به این ترتیب است که می‌گوییم Kanban برای کمک به پیشرفت و تکامل تدریجی تیم در طول زمان تنظیم شده است.

محدود کردن کار در حال انجام (WIP)

این محدود‌سازی که با اعمال نظارت بر جریان کار به صورت طبیعی به وجود می‌آید، کمک شایانی به پایان کار میکند. اصولا هر چه وظایف محدود‌تر و اولویت‌بندی شده‌تر باشند کار سریعتر و آسان‌تر به نتیجه می‌رسد

محدود کردن کار در حال انجام بدان معنی است که گاهی اوقات برخی اعضای تیم بار کاری کمتری دارند و این، آنها را برای حمایت از سایر اعضا جهت انجام کارهای با اولویت بالا آزاد می کند. این تعامل تیمی می‌بایست در طول جلسات روزانه شکل بگیرد تا همه اعضا در یک سیستم شناور به بهینه‌ترین شکل ممکن کار کنند.

سنجش و پیشرفت

Kanban یک سیستم بهبود مستمر و تکامل به سمت کارآیی و خروجی بیشتر است. تنها راه دستیابی به این بهبود مستمر، سنجش و ارزیابی مداوم روند و تنظیم مناسب آن است. بنابراین ، نگاه به گذشته، بحث ها و تجزیه و تحلیل ها برای به حداکثر رساندن کارایی Kanban ضروری هستند.

 

به عنوان یک راهنمایی کلی همواره سعی کنید این چهار مورد را زیر نظر داشته باشید:

WIP کل: کل کارهایی که در حال انجام است تمام وظایفی است که در حال حاضر در برد شما وجود دارد. هر کاری که شروع شده اما تمام نشده یک کار جاریست. یک قانون خوب این است که این WIP کل را بر تعداد اعضای تیم خود تقسیم کنید تا به یک متوسط برسید و سپس از خود بپرسید: آیا به نظر خیلی زیاد می رسد؟

مسدود کننده ها: این‌ها در مواقع مواردی هستند که به دلیل به وجود آمدن یک مشکل‌خاص امکان انتقال به ستون انجام شده را نداشته اند و این ممکن است در کل فرآیند تاخیر ایجاد کند. پیدا کردن و یافتن راه حل این گلوگاه‌‌ها بسیار حائز اهمیت است. همواره از خود بپرسید: «مسدود کننده ها چند بار اتفاق می افتند و چه مدت باعث مسدود شدن کار می شوند؟ در کجای فرآیند این اتفاق می افتد و چرا؟

توان عملیاتی: توان عملیاتی تعداد موارد تکمیل شده در هر دوره زمانی است. در پایان هر دوره زمانی مشخص، غالباً در هفته، تعداد مواردی که بدون برگشت به عقب به انجام شده منتقل شده‌اند را بررسی نمایید. هر دوره این عدد را مورد نظر قرار دهید تا ارزیابی کنید که چگونه تغییرات در سیستم Kanban شما بر میزان واقعی کار تأثیر می‌گذارد.

زمان انجام تسک: مدت زمان لازم برای انجام هر تسک. با بررسی میانگین زمانی تسک‌های انجام شده می‌توانید دید مناسبی نسبت به عملکرد تیم خود داشته باشید. خوشبختانه همان‌طور که در مطالب پیشین گفته شده، مانامنت امکان ثبت زمان کارها و هم‌چنین ایجاد گزارش بر این مبنا را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

در نهایت لازم به ذکر است که بازار امروز با تعداد خیره کننده ای از ابزارهای مدیریت پروژه و کار اشباع شده است. از بین همه آنها ، Kanban ثابت کرده است که یکی از ساده ترین ، کارآمدترین و قابل تنظیم ترین ابزارهای موجود است، امید از با بکارگیری درست این روش با ابزارهای مثل مانامنت، شاهد پیشرفت کارهای خود باشید.

درباره‌ی گلسا ماهیان

حتما ببینید

تنظیمات مهمی که باید در ویندوز 10 غیر فعال کنید

اگر از تنظیمات Express برای نصب ویندوز 10 استفاده کنید، به دلیل حفظ حریم خصوصی، افزایش سرعت و …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *