کارهای خود را به جریان بیاندازید

آشنایی با ابزار گوگل فرم

همان گونه که همیشه هم گفته­‌ایم، برخی از ابزارها و سرویس­‌هایی که گوگل در اختیار ما قرار می‌­دهد کاملا منحصر به فرد است و بیش از آن چیزی که ممکن است فکر کنیم به درد ما می‌­خورد. یکی از این ابزارها گوگل فرم است که یک ابزار مبتنی بر وب است و معمولا برای ایجاد گردش کارهای تعاملی مورد استفاده قرار می­‌گیرد. فرض کنیم که تصمیم دارید یک فرم ثبت نام ایجاد کنید یا نظر سنجی و پرسش و پاسخی را در وب به راه اندازید.

در این صورت بهترین ابزاری که در اختیار شما قرار می‌­گیرد، گوگل فرم است. Google Forms، یک ابزار گزارش‌گیری ساده نیست. در ساده‌ترین حالت یک ابزار جمع‌آوری داده‌ محسوب می‌شود. با اندکی دانش می‌توان از قدرت Google Forms در کنار Google Sheets و افزونه‌های گوناگون در ایجاد گردش‌کارهای تعاملی و کاربردی به خوبی استفاده کرد. یکی از بهترین مزیت‌های Google Forms، رها شدن از مسأله زمان‌بر جمع‌آوری داده‌ها به صورت دستی و درج آن‌ها در جداول است.

 

کاربردهای Google Forms

گوگل فرمز، به شما امکان می‌دهد داده‌ها را جمع‌آوری کرده و هر کدام را در یک ردیف از جدول ذخیره کنید. در ادامه با نحوه جمع‌آوری اطلاعات، درج توضیحات برای هر رکورد و ایجاد یک پروسه گردش‌کار آشنا خواهیم شد. ایجاد یک پروسه در هر شرایطی که قصد دارید عملیات خاصی روی داده‌های جمع‌آوری شده انجام دهید مفید است؛ برای مثال ایجاد یک فرم برای جمع‌آوری اطلاعات متقاضیان سرویسی خاص که ارائه آن نیازمند بررسی و تأیید کاربر است. به جای دریافت یک به یک اطلاعات و تغذیه آن‌ها در جداول می‌توانید با تعریف یک پروسه بخش زیادی از این عملیات را به صورت خودکار انجام دهید.

 

طراحی گردش‌کار

برای آشنایی با کارکرد Google Forms، سناریویی را در نظر بگیرید که بر اساس آن یک پروسه برای دریافت درخواست‌های ارسال شده به تیم شما، پاسخ و گزارش‌گیری از آن‌ها ایجاد کنید. درست است که شما می‌توانید این کار را با ابزارهای مدیریت پروژه مختلف انجام دهید اما شاید به‌کارگیری این ابزارها در کسب‌و‌کارهای کوچک توجیه‌پذیر نبوده یا پروژه نیازمند سازوکاری تا این حد دقیق و استاندارد نباشد. برای مدیریت این عملیات، می‌توان با ایجاد یک راه‌کار (Solution) در Google Forms به اهداف زیر دست یافت:

 

۱- ایجاد یک فرم درخواست و جمع‌آوری اطلاعات در Google Sheet.

۲- ارسال ایمیل به درخواست‌دهنده برای اطلاع‌رسانی از دریافت شدن درخواست.

۳- ارسال ایمیل به تیم‌ پشتیبانی برای اعلان ثبت یک درخواست جدید.

۴- امکان ایجاد دسترسی در سطحی بالاتر برای تیم پشتیبانی، جهت ویرایش رکورد و درج اطلاعات راه‌کار و رفع خطا.

۵- ارسال ایمیلی به درخواست‌دهنده شامل اطلاعات راه‌کار رفع مشکل.

۶- ذخیره تمامی اطلاعات در Google Sheet برای گزارشگیری.

ایجاد فرم

قبل از هر چیز با حساب‌ کاربری خود به سرویس Google Drive وارد شده و با کلیک روی تب New، ابتدا More و سپس گزینه Google Forms را انتخاب کنید. مطمئن شوید که فرم ایجاد شده، تمام اطلاعات مورد نیاز شما جهت پاسخگویی به درخواست را شامل می‌شود. از آنجا که قرار است در مراحل مختلف چندین ایمیل به درخواست‌دهنده ارسال شود، دریافت اطلاعات تماس کاربر بسیار مهم است.

 

تقسیم‌بندی منطقی

تقسیم کردن و بخش‌بندی صحیح فرم، یک مؤلفه کلیدی در این پروسه محسوب می‌شود. این ویژگی به شما امکان می‌دهد با توجه به پاسخی که از کاربر دریافت می‌کنید، کاربر را به بخش‌های خاصی از فرم منتقل کنید. برای مثال از آنجا که فرم، در هر دو حالت ثبت درخواست و پشتیبانی و بروز رسانی درخواست مورد استفاده قرار می‌گیرد، می‌توانید پس از ثبت درخواست، کاربر را به بخش تشکر و تأیید ثبت درخواست منتقل کرده و تکمیل سایر بخش‌ها و درج اطلاعات بروز رسانی را به تیم پشتیبانی (با سطح دسترسی بالاتر) بسپارید. برای ایجاد تقسیم بندی، روی آیکون منو در سمت راست و پایین بخش section کلیک کنید. در ادامه روی گزینه Go to section based on answer کلیک کرده و با کلیک روی دراپ منوی باز شده در کنار سئوال بخش بعدی برای هدایت کاربر را تعیین کنید.

درج کنترل صحت ورودی

کاملاً مشخص است که شما نمی‌خواهید افراد غیرمجاز به سطح دسترسی Admin Only وارد شوند. در این مرحله کنترل صحت ورودی یا Input Validation Control به کمک شما می‌آید. با انتخاب بخش بروزرسانی درخواست، کاربر قبل از ورود، با یک سؤال امنیتی (که در این مثال یک Passcode است) به چالش کشیده می‌شود، تا سطح دسترسی وی مشخص شود. کنترل صحت ورودی به گونه‌ای تنظیم شده که تنها ورودی‌هایی شامل یک رشته خاص را تأیید می‌کند.

لازم است که به دو مسأله دقت کنید:

۱- داده‌های حساس، مانند اطلاعات حساب‌های بانکی را به این روش جمع‌آوری نکنید.

۲- کلمه‌عبور (Passcode) مناسب و قدرتمندی انتخاب کرده و از انتخاب کلمه عبور‌های قابل حدس زدن بپرهیزید.

تا به اینجای کار فرم خود را طراحی کرده­اید، اگر سئوال بیشتری دارید با ما در میان بگذارید.

درباره‌ی گلسا ماهیان

حتما ببینید

تنظیمات مهمی که باید در ویندوز 10 غیر فعال کنید

اگر از تنظیمات Express برای نصب ویندوز 10 استفاده کنید، به دلیل حفظ حریم خصوصی، افزایش سرعت و …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *